31 mars 2016

Stagiaires – Partie 2 : Créer un stage

Le concept des stagiaires et des stages a été repris de maintes façons dans la culture populaire. Les exemples sont en effet nombreux. Il y a notamment Vince Vaughn et Owen Wilson jouant les rôles de stagiaires adultes qui ne se sentent pas à leur place chez Google, ou encore Anne Hathaway et Robert De Niro dans un film intitulé, à juste raison, Le nouveau stagiaire.
La réflexion sur les stages évoque souvent l’idée de jeunes étudiants et de récents diplômés motivés qui sont désireux de prendre leur place dans le monde du travail et qui y acceptent ainsi un rôle sans rémunération. C’est la raison pour laquelle les stagiaires adultes (Vaughn, Wilson et De Niro) sont censés être drôles; ils sont exactement le contraire de l’image que l’on se fait d’un stagiaire type.
En réalité, vos stagiaires constitueront probablement – du moins c’est ce qui est souhaité – un éventail diversifié de personnes dont l’apport à l’organisation se révélera considérable. Ils peuvent détenir de nombreux diplômes et posséder peu d’expérience professionnelle, ou l’inverse. Ils peuvent mener une deuxième carrière, essayer d’ajouter une corde à leur arc, satisfaire aux dernières exigences en vue de l’obtention d’un diplôme ou prendre part au stage pour recevoir un crédit d’études. Quoi qu’il en soit, en planifiant votre processus de stage avec diligence et en embauchant des stagiaires de la même façon que vous embauchez d’autres employés, vous vous assurerez d’accueillir de bonnes personnes au sein de votre équipe.
Un programme de stages bien établi peut représenter une option avantageuse à la fois pour l’organisation et pour un jeune professionnel susceptible de devenir, un jour, un employé ou un client de celle‑ci.
 
Donc, comment faut‑il procéder pour établir un stage impressionnant? Les conseils suivants ont pour but de vous mettre sur la bonne voie :
1) Obtenez l’appui de tous les niveaux
Vous devez obtenir l’appui de tous les niveaux de votre organisation. Veillez à ce que les membres de la haute direction et de l’équipe de gestion soient conscients des avantages liés à l’embauche d’un stagiaire et connaissent le fonctionnement du processus de stage. Vous devez également vous assurer que les membres de votre équipe et quiconque pourrait travailler avec le stagiaire comprennent le processus de sélection du stagiaire et le travail qui sera attendu de cette personne, de même que la façon dont ils peuvent s’y prendre pour appuyer le stagiaire et compter sur le soutien de celui‑ci. Il est recommandé d’établir des règles claires avant d’accueillir un stagiaire; il serait facile pour les autres membres de l’équipe d’adopter la vision des stages que véhicule la culture populaire et de se contenter de demander au stagiaire de leur apporter du café.
2)   Décidez de la durée de l’affectation
Dès le début de votre processus, bien avant de solliciter des demandes, vous devriez établir la durée du stage. Ce dernier doit être assez long pour permettre au stagiaire d’acquérir une expérience de travail significative et pour vous donner l’occasion d’évaluer son travail. De même, si vous comptez envisager l’embauche du stagiaire en tant qu’employé régulier une fois le stage terminé, vous devez y réfléchir dès maintenant.
3)  Prenez une décision sur la question de la rémunération
Nous avons rédigé un blogue assez approfondi (partie 1) sur cette question dans un contexte canadien. Cliquez ici pour y accéder.
4)  Permettez aux gens de réussir
Vos stagiaires seront de précieux atouts pour votre organisation, mais ils ont aussi besoin de soutien. Avant d’accueillir qui que ce soit, trouvez quelqu’un qui a la capacité d’encadrer et d’appuyer un stagiaire. L’encadrement et le soutien ne doivent pas nécessairement être intenses et prolongés, mais une personne‑ressource doit néanmoins être nommée. Il convient également d’établir un calendrier pour la rétroaction et les examens du rendement, de façon à permettre au stagiaire de s’adapter au fil de son apprentissage et de sa contribution. En outre, il est important de veiller à ce que la personne‑ressource possède une expérience approfondie de l’accueil et de l’intégration (d’un nouvel employé). Traitez les stagiaires comme tout nouvel employé qui a besoin d’une bonne introduction à l’organisation.
5) Établissez des objectifs structurés et communiquez de façon ouverte
Au moment de créer votre stage, établissez très clairement quels sont vos objectifs et vos attentes à l’égard du poste. Dès le premier jour, votre stagiaire doit comprendre ses responsabilités ainsi qu’être informé de sa rémunération (le cas échéant) et de la durée de son affectation. En communiquant ouvertement, vous pourrez établir des attentes bien définies pour le stagiaire et lui donner une certaine orientation.
6) Parlez à votre stagiaire!
 
Une fois le stagiaire sur place, faites‑le participer. Demandez‑lui de vous faire part des compétences qu’il possède et qu’il aimerait mettre au service de l’organisation. Vous serez peut‑être surpris de tout ce qu’il a à offrir. Demandez‑lui également quelles sont les compétences qu’il aimerait perfectionner. Employez‑vous à lui confier des tâches ou des responsabilités qui correspondent entièrement à ses aptitudes, du moins dans la mesure du possible. Cela favorisera son perfectionnement professionnel et l’aidera à apporter une contribution importante et significative.
En appliquant ces six conseils, vous serez très bien outillé pour créer un processus de stage efficace et favoriser la pleine participation d’une nouvelle personne au sein de votre équipe. Chaque organisation abordera les stages d’une façon qui lui est propre, c’est‑à‑dire de la manière qui lui convient le mieux. Toutefois, un processus prévoyant une communication ouverte, des attentes claires et une attention adéquate accordée au stagiaire vous aidera grandement à accéder à des gens hautement talentueux. Des stages bien réfléchis et planifiés se traduisent par des situations très avantageuses pour tous; vous et votre organisation pouvez compter sur une nouvelle personne talentueuse et dynamique, et le stagiaire en question, pour sa part, profite de nombreuses possibilités de perfectionnement professionnel.
Dans la partie 1 de cette série, nous avons abordé la question de la rémunération des stagiaires. Dans le présent blogue (partie 2), nous nous penchons sur la planification d’un programme de stages. Dans la partie 3, qui sera publiée sous peu, nous aborderons la façon de choisir le meilleur stagiaire possible une fois l’appui requis obtenu et le plan nécessaire mis en place.
Entre‑temps, si vous avez des exemples de mesures que vous prenez pour permettre à vos stagiaires de réussir, n’hésitez pas à en faire part ci-dessous!