Le mythe de l’efficacité au travail : le multitasking
Vous êtes en train de travailler sur une présentation à remettre à votre supérieur immédiat avant la fin de la journée lorsque votre collègue vient vous demander de l’aide pour un projet. Confiant(e) que vous terminerez votre rapport à temps et soucieux d’aider vos collègues, vous regagnez rapidement votre ordinateur pour vous rendre compte que vous avez reçu des courriels qui demandent votre attention immédiate. Au moment où vous revenez à votre présentation, le téléphone sonne. Dans l’espoir de rester efficace et de ne pas décevoir votre patron à la fin de la journée, vous décidez de continuer à rédiger votre courriel pendant votre appel téléphonique. Cette situation vous semble familière ?
Dans cette ère digitale où les travailleurs sont constamment bombardés d’information provenant de multiples moyens de communication, la plupart des gens décident de procéder à plusieurs tâches simultanément pour demeurer efficaces et répondre aux demandes quotidiennes du monde du travail. On s’entend même vanter nos habiletés à faire plusieurs choses en même temps et à rester informés en temps réel aux nouvelles informations pour ne rien manquer.
Bien que nous ayons tous tendance à entreprendre plus d’une tâche à la fois dans notre vie de tous les jours, les tâches que nous devons accomplir au travail requièrent habituellement un certain niveau de concentration. En réalité, il s’agit d’un mythe de croire que le « multitasking » nous rend plus efficaces. En effet, la majorité des chercheurs en neuropsychologie, en psychologie et en sciences organisationnelles arrivent à la même conclusion : tenter de faire plusieurs tâches simultanément ne fonctionne tout simplement pas (Dux et al., 2009 ; Maltin, 2001).
Qu’est-ce que le multitasking et pourquoi n’est-ce pas une stratégie efficace ?
Autrefois utilisé pour désigner les fonctions d’un ordinateur permettant d’exécuter simultanément plusieurs applications, on utilise maintenant le terme multitasking comme étant la capacité des gens à faire deux ou plusieurs tâches à la fois (Pashler, 2000) ou le fait de basculer rapidement entre deux ou plusieurs tâches (Buser et Boemi, 2012).
En réalité, l’idée que le cerveau peut exécuter deux tâches au même moment n’est qu’une illusion, il ne fait que simultanément passer d’une tâche à une autre plus ou moins rapidement, tout dépendant de la situation, ce qui peut parfois donner l’impression que vous faites deux tâches simultanément (Dux et al., 2009; Maltin, 2001 ; Pashler, 1994). Lorsqu’on change de tâche, notre cerveau doit prendre un certain temps pour se réapproprier la nouvelle information et ce temps est d’autant plus long lorsque la tâche est plus complexe (Rubinstein et al., 2001). De plus, lorsqu’on tente de partager notre attention quasi simultanément entre deux ou plusieurs tâches, il n’est pas rare qu’on échappe les détails et que nous ne puissions nous rappeler exactement ce que nous avons analysé (Maltin, 2001). À titre d’exemple, bien que cela serait très utile, il est malheureusement impossible de suivre simultanément deux conversations avec attention ou d’écrire un rapport en ayant une conversation sérieuse avec une personne au téléphone.
Les effets néfastes du multitasking
Dans une étude de Gonzalez et Mark (2005), on rapporte que les gens changent de tâches en moyenne toutes les trois minutes au cours d’une journée typique. Considérant qu’on prend en moyenne 25 minutes pour se remettre des interruptions comme des appels téléphoniques ou des courriels, on estime que le multitasking et les interruptions au travail pourraient réduire la productivité d’approximativement 40% (Meyer et Kieras, 1997).
Par ailleurs, le multitasking réduit notre habileté à nous concentrer plus longuement sur une tâche et augmente le temps à accomplir la tâche ainsi que le risque d’erreur (Adler et Benbunan-Fish, 2012 ; Buser et Boemi, 2012 ; Meyer et Kieras, 1997 ; Pashler, 2000 ; Rogers, et Monsell, 1995 ; Rubinstein et al., 2001 ; Speier et al., 2003). En effet, les recherches démontrent que plus on tente de faire deux choses simultanément, plus on voit les erreurs augmenter (Adler et Benbunan-Fish, 2012). Les gens performent mieux lorsqu’ils accomplissent une tâche à la fois sans distraction ou interruption que lorsqu’ils doivent alterner d’une tâche à une autre, que le changement de tâche soit volontaire (ex. : ennui) ou involontaire (ex. : interruptions) (Buser et Boemi, 2012).
D’autres études tendent à montrer que les gens qui changeaient de tâches le plus souvent étaient plus stressés (Gendreau, 2007 et Gonzalez et Mark, 2005) et avaient de la difficulté à se concentrer (Applebaum et al., 2008). Le fait que notre attention soit divisée rapidement entre deux tâches diminue notre capacité à mémoriser l’information. À titre d’exemple, une étude de Hembrooke et Gay (2003) indique que les étudiants qui utilisent leur ordinateur portable dans les cours ont plus de difficulté à se rappeler des éléments présentés dans le cours.
Stratégies pour améliorer notre productivité malgré les distractions
Bien qu’il soit inévitable d’éviter toutes les distractions dans notre milieu de travail, il existe des stratégies pour améliorer notre performance, être plus efficace et diminuer le stress quotidien.
- Planifiez: la prochaine fois que vous vous trouverez en train d’effectuer plusieurs tâches à la fois, prenez une minute de recul pour évaluer tout ce que vous avez à faire. Vous serez plus efficace si vous n’êtes pas préoccupé par toutes vos tâches. Vous pourrez ainsi mettre toute votre attention sur ce que vous avez à accomplir (Allen, 2001).
- Organisez votre temps : prévoyez des moments au cours de la journée pour répondre aux courriels et aux appels afin de diminuer les distractions pendant les tâches qui demandent plus de concentration. Vous résisterez ainsi à l’envie d’aller constamment voir si vous avez reçu de nouveaux courriels ou messages sur votre téléphone.
- Prenez des pauses : lorsque vous n’êtes plus capable de vous concentrer sur une tâche, prendre une courte pause vous permettra de prendre du recul par rapport à celle-ci.
- Notez votre progression : il est parfois inévitable de devoir répondre à une urgence ou à un imprévu au travail. Lorsque vous êtes en train de faire une tâche qui demande beaucoup de concentration, prenez une minute pour noter où vous êtes rendus pour faciliter la reprise de la tâche plus facilement (Gonzalez et Mark, 2004,2005).
- Pratiquez les techniques de la pleine conscience et la méditation : il est démontré que certaines pratiques de méditation permettent d’augmenter la capacité à se concentrer plus longtemps et plus facilement sur ce que vous êtes en train de faire (Levy et al., 2012). Vous serez également moins tenté de changer de tâches et la plus grande attention que vous porterez à celle-ci permettra une meilleure mémorisation de son contenu (Jha et al., 2010 ; Lutz et al., 2008).
Références
Adler, R.F. et Benbunan-Fich, R. (2012). Juggling on a high wire: Multitasking effects on performance. International Journal of Human-Computer studies, 70, 156-168.
Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Putnam.
Appelbaum, S.H., Marchionni, A. et Fernandez, A. (2008). The multi-tasking paradox: perceptions, problems and strategies. Management Decision, 46(9), 1313–1325.
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Dux, P.E., Tombu, M.N., Harrison, S., Rogers, B.P., Tong, F. et Marois, R. (2009). Training improves multitasking performance by increasing the speed of information processing in human prefrontal cortex. Neuron, 63(1), 127-138.
Gendreau, R. (2007). The new techno culture in the workplace and at home. Journal of American Academy of Business, 11(2), 191-196.
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Martin, M.W. (2001). La cognition : une introduction à la psychologie cognitive. De Boeck : Paris.
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