La machine à café… même en numérique!
Vous serez peut-être étonné qu’un article portant sur les discussions autour de la machine à café soit un sujet qui ait été retenu pour nos blogues. Et pourtant… De plus en plus d’articles sérieux se penchent sur ce sujet.
Les discussions autour de la machine à café (en anglais « water cooler talk ») est ce qui se passe lorsque les collègues font une pause et qu’ils prennent le temps de se détendre et de discuter de choses moins stressantes comme les passe-temps, les vacances ou tout autre sujet amusant qui n’est pas directement lié au travail. Une perte de temps me direz-vous? C’est ce que certains gestionnaires croient. Cependant, dans 97% des cas, limiter ce type de discussions ne crée pas de personnel plus productif ou engagé. En fait, une approche rigide peut avoir des conséquences négatives sur le moral et la qualité de travail. Les gens ont besoin d’échanger et les discussions informelles comportent de nombreux avantages. En voici quelques-uns.
1. Elles renforcent les liens entre les employés.
En discutant de choses et d’autres, les personnes apprennent à s’apprécier et à se faire confiance, un ingrédient qui favorise la collaboration au travail.
2. Elles réduisent le stress.
Les gens ont besoin de bavarder et de rigoler pour se déstresser. En travaillant dans un bon état d’esprit, les employés sont plus heureux et plus productifs.
3. Elles renforcent la culture de l’entreprise.
De nos jours, la culture d’une organisation joue un rôle important dans l’efficacité et la rétention des employés. Dans plusieurs cas, une culture positive sera un facteur de motivation plus important que le salaire ou les conditions de travail. Une culture qui favorise les échanges crée de l’engagement. Les employés se sentent soutenus, appréciés et responsabilisés.
4. Elles permettent un échange entre les employés et les membres de la direction.
Toutes les personnes, peu importe leur niveau hiérarchique, sont égaux devant la machine à café. Les gestionnaires qui échangent de façon informelle avec leurs employés sont perçus comme étant plus approchables et plus chaleureux. Ces qualités favoriseront la communication et encourageront les employés à avoir des communications ouvertes avec leurs gestionnaires, tant au niveau informel qu’au niveau du travail.
5. Elles contribuent à maintenir les employés en santé.
En effet, diminuer le stress a un impact positif sur la santé. On diminue donc les absences dues à des problèmes de santé, y compris les problèmes de santé mentale qui deviennent un enjeu de plus en plus important dans notre monde moderne.
6. Elles facilitent la créativité.
Lorsque les employés travaillent sans relâche sur un projet, ils n’ont parfois pas le recul nécessaire pour trouver des solutions créatives. En brisant le rythme de travail et en discutant de choses et d’autres, le cerveau continue à fonctionner et à faire des associations en arrière-plan. C’est souvent dans ces circonstances qu’on revient à la table de travail avec une idée, parfois géniale, pour accélérer des processus ou innover avec de nouveaux produits ou services.
7. Elles facilitent la collaboration inter-département.
Lorsque la machine à café est placée de façon centrale, elle permet de rassembler des employés provenant de différents départements. Or, il n’est pas rare que ce genre de rencontres permette de dénouer des processus administratifs qui autrement, prendraient beaucoup plus de temps. De plus, en créant des liens interpersonnels autour de la machine à café, il devient plus facile de transiger, sur le plan professionnel, avec des personnes qui ne sont pas dans notre environnement de travail immédiat.
Il y a donc beaucoup à gagner à créer un environnement où les discussions autour de la machine à café font partie de la stratégie d’engagement et de communication des employés. Par contre, pour que l’exercice soit positif, il est important de respecter certaines règles. Et c’est votre rôle, en tant que gestionnaire, de communiquer ces directives aux employés et de s’assurer de leur respect.
Les règles non écrites
Parmi les éléments à tenir en considération notons que, lorsque possible, il est préférable de mettre la machine à café dans un endroit qui est en retrait des aires de travail. De cette façon, les employés dont le bureau est situé près de la machine à café n’ont pas à écouter et à prendre part à toutes les conversations. Il faut également insister sur l’importance de discuter de sujets variés qui ne sont pas reliés au travail (sport, loisirs, intérêts, etc.). Des règles informelles telles que « on donne un dollar dans la petite caisse à toutes les fois qu’on parle de travail » (l’argent allant au club social des employés ou pour une bonne cause) est un moyen ludique de faire respecter cette règle.
Même si vous n’êtes pas un as dans l’art des discussions informelles, vous pouvez faciliter les échanges en posant des questions aux gens. Pour ne pas être pris au dépourvu, vous pouvez préparer quelques questions à l’avance. Par exemple, une lecture rapide des nouvelles (section sports, arts, culture, automobile, etc.) vous permettra généralement d’identifier quelques questions d’intérêt courant qui permettront de lancer la discussion. Si vous connaissez déjà les intérêts de vos employés, encore mieux. Vous pourrez alors identifier des sujets qui les intéresseront rapidement. Notons ici, qu’à moins que vous connaissiez très bien les employés sur le plan personnel, vous devez éviter de poser des questions qui pourraient paraître indiscrètes. Idéalement, la conversation doit rester légère et discrète.
Comme gestionnaire, vous devez également minimiser les risques qui sont associés aux discussions autour de la machine à café. En effet, tout n’est pas toujours rose. Les commérages et les fausses rumeurs prennent souvent origine dans les discussions informelles. De plus, lorsque les employés sont fatigués ou qu’ils vivent beaucoup de stress, ils peuvent faire des commentaires blessants ou émettre des opinions négatives par rapport à une personne ou un groupe de personnes. Vous devez insister pour que le respect soit à la base de tous les échanges. Ne tolérez pas que des commentaires négatifs soient formulés et qu’ils soient à l’origine d’un climat de travail toxique. Lorsque cela survient, rencontrez-le, ou les employés responsables de façon individuelle, expliquez-leur la situation et insistez pour qu’ils présentent des excuses et qu’ils évitent de répéter ce type de commentaires.
Finalement, évitez les sujets sensibles tels que la politique, la religion ou les sujets polarisants (par exemple, un conflit armé). Évitez également de discuter de salaires, de promotions, de budgets ou de tout autre sujet qui affecte une ou plusieurs personnes directement. Si vous avez reçu une promotion, attendez que votre superviseur l’annonce de façon officielle. Ces sujets, même abordés de façon délicate, finissent souvent par créer des tensions inutiles.
La machine à café numérique
Bien sûr, à l’heure du numérique et du télétravail, il est difficile de reproduire la spontanéité qu’on retrouve dans les discussions autour de la machine à café. Mais sachez que vous n’êtes pas dépourvu et qu’il existe des moyens de recréer ses effets bénéfiques, même de façon virtuelle. Voici quelques exemples.
- Mettez en place un réseau social virtuel dans votre organisation (ex : Yammer, Happeo, etc.) : Ces réseaux sociaux permettent aux employés d’échanger de façon virtuelle à propos de tout sujet qui n’est pas directement relié au travail. Soulignez les anniversaires des employés, affichez des photos de rencontres ou d’activités sociales de l’entreprise et laissez les employés échanger librement (en respectant les règles de base mentionnées précédemment).
- Organisez des jeux en ligne : Plusieurs entreprises organisent, de façon régulière, des jeux qui permettent aux employés d’interagir dans un cadre informel (ex : un quiz qui doit être répondu en équipe, en ligne). Ces activités permettent des échanges spontanés dans un environnement ludique.
- Organisez des clubs à l’interne : Favorisez la création et le maintien de clubs à l’interne. Il peut s’agir de clubs de lecture, de cinéma, d’art, etc. Des rencontres régulières permettent aux employés d’échanger sur un livre, un film, une œuvre d’art, etc. Des pools sportifs sont également une façon de générer des interactions qui favorisent le rapprochement des employés.
- Prévoyez une période où les employés peuvent échanger de façon informelle : Par exemple, une fois par semaine, débutez une rencontre un peu plus tôt ou réservez les premières minutes de la discussion aux échanges informels. Les déjeuners informels ou les Happy Hours sont d’autres pratiques qui sont couramment utilisée par les entreprises.
- Faites des concours : Par exemple, organisez des concours d’artisanat, de cuisine ou de jardinage. Même à distance, les participants peuvent prendre des photos ou faire des vidéos qu’ils partagent avec les autres. Dans ce cas, ce n’est pas tant les réalisations qui comptent, mais plutôt l’opportunité d’échanger de façon informelle sur des sujets qui nous intéressent.
Peu importe le moyen privilégié, les discussions autour de la machine à café sont un outil de gestion qui peut apporter beaucoup de bénéfices aux employés et à l’organisation en général. Bien encadrées, ces discussions contribueront à créer un climat de travail positif et à améliorer la productivité des employés.
André Durivage, Ph.D.
Co-Président chez EPSI et professeur à l’UQO
