Tirer le meilleur parti possible des espaces de travail partagés

Lorsque l’on nous annonce que l’organisation a l’intention d’aménager des espaces de travail partagés, on nous répète souvent les mêmes choses : « Cela favorisera la collaboration et l’apprentissage ! Cela enrichira notre culture organisationnelle ! » Pendant ce temps, la plupart des gens se demandent ce qu’il adviendra de leur tranquillité. Peu importe ce que nous ressentons, il s’agit de notre nouvelle réalité et nous ferions bien d’apprendre à en tirer le meilleur parti possible. Chez EPSI, nous travaillons dans des espaces partagés depuis un certain temps déjà, et nous avons des trucs qui sauront vous aider.
Choses à faire et à ne pas faire quand on partage un espace de travail
Choses à faire

1. Faire preuve d’ouverture d’esprit : si vous n’avez jamais partagé un bureau auparavant, vous ne pouvez pas être certain que vous détesterez cela. Vous pourriez découvrir que tous les avantages que l’on vous avait fait miroiter sont bel et bien vrais.
2. Investir dans des écouteurs ou des bouchons d’oreille : peu importe les intentions des collègues qui partagent désormais un espace de travail avec vous, il y aura assurément des moments où vous ne voudrez pas entendre leurs voix.
3. Être courtois : Cela devrait aller de soi pour toutes les interactions humaines, mais cela devient encore plus important lorsque l’on doit partager un espace restreint avec d’autres personnes cinq jours par semaine.
4. Garder son poste de travail en ordre : votre fouillis ne vous appartient plus exclusivement. Ce point pourrait s’inscrire dans le point n^o3, puisque le désordre peut être très dérangeant pour certaines personnes.

Choses à ne pas faire

1. Tenir des réunions à son bureau : à moins que toutes les personnes qui partagent l’espace de travail participent à la réunion, tenez celle-ci dans une autre pièce. Il peut être très frustrant d’essayer de travailler lorsqu’un débat animé se déroule dans la même pièce.
2. Tenir mordicus à travailler toujours en collaboration : certaines tâches peuvent encore être exécutées individuellement.
3. Envahir la « bulle » des autres : même si aucun mur ne vous sépare, cela ne signifie pas que vous pouvez utiliser librement les choses des autres et envahir leur espace.
4. Tenir des conversations téléphoniques personnelles à son bureau : cela peut parfois être inévitable, mais dans la plupart des cas, vous pouvez parler au téléphone cellulaire à l’extérieur de l’espace de travail partagé ou utiliser un téléphone situé dans un bureau libre ou une salle de réunion.

Ce que les employeurs peuvent faire :

1. Demander l’avis des employés : même si c’est certain que vous allez recevoir quelques réponses négatives au sujet du réaménagement proposé, certaines personnes peuvent avoir d’excellentes idées pour tirer le maximum des avantages qui y seraient associés.
2. Organiser les bureaux de façon logique : en regroupant des personnes qui ont de bonnes raisons de collaborer tout au long de la journée, vous leur permettrez d’accroître leur productivité, et non de la réduire.
3. Prévoir des lieux de réunion à l’extérieur des espaces de travail partagés : les employés auront encore besoin de lieux pour tenir des rencontres avec des personnes qui ne partagent pas leur espace de travail. En créant seulement quelques petits lieux à cette fin, vous permettrez à tout le monde de travailler plus confortablement et efficacement.
4. Permettre à chacun de personnaliser son poste de travail : Vous leur avez déjà enlevé les murs, assurez‑vous de leur laisser d’autres façons de s’exprimer.
5. Réévaluer l’aménagement des bureaux et la répartition des places : surveillez l’humeur et le travail de vos employés. Si vous prenez connaissance de problèmes découlant du réaménagement, apportez les changements qui s’imposent pour veiller à ce que tous les employés soient à l’aise et aient ce dont ils ont besoin pour offrir un bon rendement. Apportez les changements de façon progressive, de façon à ce que les gens puissent s’y habituer, avant d’évaluer leur efficacité ou de prendre d’autres mesures.

Depuis la mise en place de Milieu de travail 2.0, et le lancement d’autres initiatives visant à maximiser les locaux à bureaux ces dernières années, le partage de l’espace de travail est devenu pratiquement inévitable. Toutefois, cela ne signifie pas qu’il doit s’agir d’une expérience désagréable. Pour autant que les employés et les employeurs restent respectueux et ouverts (et mettent en pratique certains des trucs susmentionnés), ces changements pourraient même contribuer à créer les milieux de travail solides, axés sur la collaboration et engagés que nous souhaitons tous !
Références :

114. Dourish, P. et V. Bellotti, «Awareness and coordination in shared workspaces»,Proceedings of the 1992 ACM conference on Computer-supported cooperative work, décembre 1992, ACM, p. 107-114.
115. Congdon, D. Flynn et M. Redman, «Balancing “we” and “me”: The best collaborative spaces also support solitude», Harvard Business Review, octobre 2014 https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude.