Le sixième article de cette série traite donc du post-mortem de ce processus ainsi que des leçons apprises avec Robyn.
Comme toute bonne chose a une fin…s
Afin de bien clore le processus, le conseiller de la firme rencontre Robyn afin de discuter de celui-ci dans son ensemble mais également de toutes les interventions techniques nécessitant que Robyn soit mise au courant. Parmi ces interventions notons : les courriels des candidats ayant choisi de se désister du processus, les questions reçues sur la nature du processus et des positions à doter, les plaintes relatives au processus ainsi que toutes autres questions que l’équipe technique n’a pas été en mesure de répondre. Cette étape est cruciale car elle permet à Robyn d’être au fait de tout ce qui s’est passé lors de son processus. De ce fait, elle sera en mesure de répondre aisément aux questions qui pourraient être ultérieurement soulevées par les candidats. Lors de ce post-mortem, Robyn et le conseiller discutent également de toutes interrogations et questionnements qu’elle pourrait avoir.
Les questions les plus entendues
Robyn a mentionné au conseiller de la firme que plusieurs questions de la part des candidats ont été adressées à son équipe suite à l’envoi de l’invitation aux tests en ligne par la firme. En raison de tous les virus et logiciels malveillants existants de nos jours, il est normal que certains candidats soient aux aguets en ce qui concerne l’informatique. Deux (2) options sont donc suggérées à Robyn. La première est simple : clairement indiquer sur l’affichage du concours (processus de sélection) qu’une administration en ligne sera effectuée lors de celui-ci. La deuxième est plus complexe, mais hautement efficace : faire parvenir un courriel aux candidats leur informant qu’une firme d’évaluation en RH, en l’occurrence EPSI, les contactera pour les inviter à compléter deux (2) tests en ligne. Évidemment, ce courriel devra être acheminé quelques jours avant que la firme ne les contacte. La solution optimale serait sans aucun doute de combiner ces deux (2) options. De cette façon, les candidats ne seront pas pris au dépourvu.
Un candidat avertit en vaut deux…
Une autre question populaire des candidats était de savoir si les tests pouvaient être complétés en dehors des heures lors desquelles le support technique était offert. La réponse est oui. D’ailleurs, un service en ligne offrant des fonctionnalités permettant de tester la configuration du système du client se trouvant sur la page d’accès au test leur permet facilement de vérifier si leur système est compatible; advenant que cela ne soit pas le cas, une marche à suivre détaillée s’y trouve afin d’aider les candidats à configurer adéquatement leur ordinateur. Mais, à la fin du compte, cette responsabilité est la leur et non celle de l’organisation pour laquelle ils ont posé leur candidature, ils devraient donc s’assurer de la compatibilité de leur système informatique avant de débuter leur session de test. Ainsi, si un candidat éprouve certaines difficultés à configurer son ordinateur, il devrait s’assurer de le faire lorsque le support technique est disponible. Il est à noter que le support technique peut être offert en tout temps mais que des frais supplémentaires s’appliquent si le support est offert en dehors des heures régulières de bureau.
Les exceptions… une approche pratique et rapide!
Lors du post-mortem, Robyn mentionnait que quelques candidats pourraient peut-être devoir être testé plus tard; leur candidature étant en révision. Le conseiller lui propose une approche qui sera facile d’utilisation, rapide et ne nécessitant pas l’intervention humaine de quelqu’un de la firme. Le conseiller explique et forme un des membres de l’équipe de Robyn afin que celui-ci puisse utiliser d’autres fonctionnalités de la plateforme de testing en ligne. De cette façon, advenant une révision favorable, l’équipe de Robyn sera en mesure elle-même d’inscrire ce ou ces nouveaux candidats, générer des codes accès, le ou les inviter à compléter les tests et récupérer leurs résultats et réponses. Cette approche plaît bien à Robyn et elle compte bien l’utiliser dans le futur pour de petits processus.
Une gestion intégrée de résultats : pour mieux gérer les dossiers
Ayant pu observer directement le potentiel de la plateforme, Robyn décide de changer d’idée et souhaite utiliser la plateforme afin de gérer les résultats obtenus par les candidats aux deux (2) tests. Elle compte possiblement réutiliser un de ses deux (2) tests dans cinq (5) mois. Comme elle avait établie que la période de test re-test était d’un an, il sera plus facile pour elle de déterminer quels sont les candidats qui ne pourront être réévalués dans cinq (5) mois. En d’autres mots, les résultats des candidats ayant complété leur test à l’intérieur de cette période seront valides et réutilisables. Ainsi, elle sait pertinemment bien que son équipe et elle sauveront plusieurs précieuses heures. Dans les faits, elle songe même à utiliser ce système afin de gérer tous ses tests car cette gestion intégrée de données lui permettra non seulement de sauver du temps mais également de l’argent.
La satisfaction du client : notre priorité!
Robyn semble très satisfaite du processus dans son ensemble ainsi que du post-mortem que le conseiller a dressé avec elle. Elle a trouvé l’expérience enrichissante, innovante et formatrice. Il est important de noter que lors d’un processus de cette ampleur, il est normal d’être confronté à certaines embûches et difficultés. Lorsque cela survient, il faut être préparé à les affronter et avoir les outils pour les surmonter. Le conseiller de la firme est là pour cela. Son rôle est certes de guider et de fournir des recommandations au client mais en bout de ligne, il est également un partenaire à part entière du processus car la satisfaction du client est sa priorité.
En espérant que vous avez apprécié, permettez-nous de vous remercier sincèrement d’avoir suivi Robyn et son équipe lors de cette série de six (6) articles sur le testing en ligne.
1. Nouvelle stratégie d’évaluation en ligne
2. Intégration du test sur la plateforme
3. Invitation des candidats à compléter leur évaluation
4. Passation du test en ligne
5. Gestion des réponses et des résultats
6. Leçons apprises
