Dans les trois articles précédents, l’équipe de Robyn confiait à la firme EPSI l’intégration de deux tests sur la plateforme de testing en ligne afin d’évaluer plus de 2000 candidats bilingues répartis principalement dans les provinces du Canada, mais également à travers le monde. Les tests ont été adaptés et intégrés à la plateforme de testing en ligne, puis les candidats ont été invités par courriel à les compléter.
Le quatrième article de cette série traite donc de la passation des tests en ligne par les candidats.
Réception du courriel d’invitation
Tel qu’abordé dans l’article précédent, les personnes candidats ont reçu à l’avance un courriel les invitant à compléter des tests pour le(s) processus pour lesquels ils ont soumis leur candidature. Ce courriel contient plusieurs éléments essentiels afin de préparer et de guider ces personnes dans leur démarche de testing en ligne et d’assurer la meilleure expérience possible.
C’est pourquoi le courriel d’invitation comprend un pas-à-pas détaillé permettant aux candidats de préparer leur séance de tests, de comprendre les actions à poser en cas de problème ainsi que le support disponible au besoin.
Début de la période de test
Le courriel d’invitation fournit aux personnes candidates les codes d’accès leur permettant de compléter leur test. Chaque code d’accès est unique et fait référence à une personne et un test en particulier.
Bien que les codes d’accès soient envoyés à l’avance, ceux-ci ont une période de validité, c’est-à-dire qu’ils ne seront valides qu’à l’intérieur d’une période désignée. En d’autres mots, il sera impossible de débuter les tests avant le début ni après la fin de cette période. Cette configuration permet à l’expert de la firme EPSI et à l’équipe de Robyn de garder le contrôle du déroulement du processus.
Configuration du système informatique
Dès l’ouverture du processus d’évaluation en ligne, plusieurs centaines de candidats se présentent donc sur la plateforme de testing en ligne Compmetrica en vue de compléter leurs tests.
Avant de saisir leur code d’accès pour débuter leur test, il leur est précisé dans le courriel d’invitation de tester leur système afin de confirmer qu’ils répondent aux exigences minimales requises pour compléter un test sur la plateforme de testing en ligne Compmetrica. En effet, comme il le sera précisé plus loin, les tests de Robyn se déroulent dans un environnement sécurisé. En effet, des fonctionnalités ont été mises en place pour contrer la tricherie et l’accès à d’autres matériels pendant la passation de tests. Pour être en mesure de compléter un test, les systèmes informatiques doivent être correctement configurés, sans quoi les personnes candidates perdront automatiquement la connexion au test en ligne sans même avoir pu consulter son contenu.
C’est pourquoi la plateforme met à la disposition des candidats un « testeur de système », leur permettant de valider s’ils rencontrent ces exigences de configurations. En cas de problème, un pas-à-pas détaillé en ligne est présenté pour corriger la situation. Ces configurations ne demandent aucune connaissance particulière de l’utilisateur et sont complétées en quelques minutes, lorsque nécessaire.
Une équipe de support disponible
À n’importe quel moment du processus, l’équipe de support de la firme EPSI est disponible pour répondre aux questions des personnes candidates, et ce, dans les deux langues de disponibilité des tests. Dans le cadre du processus de Robyn, il a été convenu qu’une assistance technique de premier niveau était disponible pour les candidats par courriel. Dans les instants qui suivent la réception d’une demande, un conseiller en mesure et évaluation de l’équipe de support contactera la personne pour répondre à ses questions.
De même, toutes les questions relatives au processus de dotation sont transférées à l’équipe de Robyn qui traitera ces demandes spécifiques. Le succès d’un processus en ligne repose en grande partie sur la fiabilité du système en place ainsi que d’un support soutenu pour pallier aux différentes demandes de la part des personnes candidates.
Passation des tests en ligne
Une fois leur système correctement configuré, les personnes candidates saisissent un premier code d’accès afin de débuter un test en ligne. À la fin du test en question, elles pourront saisir un second code d’accès et lancer le deuxième test de ce processus de dotation.
Au moment de débuter leur session d’examen, elles doivent choisir la langue de leur choix pour la passation des tests. Compte tenu que les tests sont disponibles en français et en anglais, le choix de la langue de test est donc à la discrétion des personnes candidates.
Le système leur demande alors de valider leur identité afin de confirmer que le code d’accès reçu leur est bien destiné. Après avoir donné leur consentement à différentes affirmations relatives aux indispositions physiques et à la gestion des résultats et des données du présent processus, les consignes du test s’affichent à l’écran.
À ce stade-ci, le chronomètre du test n’est toujours pas en fonction et la personne candidate n’a pas officiellement débuté son test en ligne. Après la lecture des consignes, elle est informée que le test commencera et que le chronomètre sera activé.
Un test en mode « plein écran »
En débutant son test, la personne candidate constate que la fenêtre Internet s’affiche en mode « plein écran », c’est-à-dire que la barre des tâches dans Windows et les barres de menu du navigateur Web sont masquées. À partir de ce moment, la personne ne peut plus accéder à d’autres programmes de l’ordinateur ni ouvrir d’autres fenêtres Internet. Ce mode empêche donc l’accès à d’autres matériels en ligne ou programmes, sous peine d’être débranché du test en cours.
Chaque déconnexion est documentée dans la base de données et ces informations sont accessibles en tout temps par l’expert de la firme EPSI afin d’évaluer les cas de tricherie possibles.
Sauvegarde des données et fin des tests
Les réponses des personnes candidates sont sauvegardées de différentes façons sur la plateforme de testing en ligne Compmetrica. En effet, lorsqu’une nouvelle page de test est affichée, les réponses sont automatiquement envoyées au serveur. De plus, les personnes canddates ont la possibilité de sauvegarder elles-mêmes leurs réponses sur la page en cours. Finalement, si aucune sauvegarde n’est faite, le système enregistrera automatiquement les réponses de la page en cours à toutes les cinq minutes. De cette façon, advenant un problème informatique, peu ou pas d’informations seront perdues pendant la passation du test en ligne.
Une fois les tests complétés, les résultats sont emmagasinés dans la base de données et les codes d’accès sont alors périmés.
| 1. Nouvelle stratégie d’évaluation en ligne |
2. Intégration du test sur la plateforme
3. Invitation des candidats à compléter leur évaluation
4. Passation du test en ligne
5. Gestion des réponses et des résultats
6. Leçons apprises
