Dans les deux articles précédents, l’équipe de Robyn confiait à la firme EPSI l’intégration de deux tests sur la plateforme de testing en ligne afin d’évaluer plus de 2000 candidats bilingues répartis principalement dans les provinces du Canada, mais également à travers le monde. L’adaptation et l’implantation d’un test en ligne sont des étapes critiques dans la réussite d’un tel projet afin d’assurer la meilleure expérience possible pour les candidats.
Ce troisième article de cette série porte donc sur la gestion du processus et l’invitation des candidats à compléter leur évaluation en ligne.
Réception de la liste de candidatures à contacter par courriel
Lors de la convocation des candidats à participer au processus d’évaluation en ligne, l’équipe de Robyn a obtenu deux adresses de courriel pour chaque candidature afin de leur communiquer les directives pour passer les tests en ligne sur la plateforme de testing en ligne Compmetrica.
Par précaution, l’expert de la firme EPSI lui avait proposé d’obtenir jusqu’à deux adresses de courriel par candidat, comme par exemple celle du travail et celle à la maison. Cette façon de faire assure un meilleur taux de réception de l’information. En effet, dans le monde des communications par courriel, un éventail de facteurs peut empêcher la réception d’un courriel par son destinataire, comme les gestionnaires électroniques de pourriels ou les paramètres de sécurité informatique d’une organisation.
Une fois la liste complète des candidatures reçue, l’équipe informatique procède à une première phase de nettoyage. Parmi les vérifications qui sont faites, on relève les adresses de courriel qui ne respectent pas une nomenclature standard, les doublons de candidatures s’il y a lieu et les erreurs de saisie d’information. L’objectif de cette phase est de relever toute anomalie dans la liste d’envoi à créer avant le début du processus d’évaluation en ligne.
Personnalisation du modèle d’invitation
Pendant la préparation de l’envoi électronique, le conseiller de la firme EPSI présente un modèle de courriel pouvant être envoyés aux candidats. Ce modèle comprend toute les informations nécessaires pour compléter les tests en ligne, comme par exemple : Présentation du processus, nom du candidat, codes d’accès, étapes à suivre pour compléter un test en ligne, période de validité du code d’accès, support offert en cas de problèmes ou questionnements et possibilité de se désister du processus si souhaité.
Le modèle est également présenté en français et en anglais pour satisfaire aux exigences du processus de Robyn.
Envoi de masse et suivi auprès de l’équipe de Robyn
Ayant en main la liste finale et complète des candidatures du processus de Robyn ainsi que le modèle de courriel à envoyer aux candidats, l’équipe EPSI procède alors à l’envoi des milliers de courriels d’invitation par l’entremise de son logiciel de messagerie électronique sous forme de campagne de communication.
Grâce à ce logiciel, l’équipe technologique de la firme EPSI peut aisément obtenir en temps réel des statistiques sur le processus en cours. En effet, des tableaux de bord peuvent être générés sur demande afin de valider le nombre de candidats qui ont bien reçu l’invitation, ceux qui ont ouvert et lu son contenu ainsi que les candidats dont l’adresse de courriel n’est plus valide.
Ces informations précises et détaillées se veulent rassurantes pour l’équipe de Robyn, puisque contrairement au processus traditionnel d’administration au format papier-crayon, où les candidats doivent se présenter dans une salle d’évaluation, toute la convocation et les accès sont envoyés par courriel. Avec plus de 2 000 candidatures à gérer à distance, Robyn et l’expert de la firme EPSI suivent l’évolution des tableaux de bord et réagissent rapidement aux situations problématiques telles que les courriels non valides et les demandes d’accommodement reçues de la part de certains candidats.
Début du processus en ligne
Arrive finalement le premier jour du processus où les candidats ont la possibilité de débuter leur processus en ligne. Le prochain article traitera de l’expérience vécue par le candidat et l’assistance qui lui est offerte au cours de son évaluation par la firme EPSI et l’équipe de Robyn.
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