Robyn Bourque* est directrice générale des ressources humaines d’une importante organisation publique fédérale. Les processus d’évaluation de candidats postulant sur les offres d’emplois affichés au sein de son organisation sont de plus en plus longs et dispendieux. Ne pouvant restreindre la zone d’affichage en raison de politiques organisationnelles, elle cherche désespéramment un moyen d’évaluer des candidatures rapidement et à coûts raisonnables.
Le cas de Robyn
Récemment, son équipe a reçu plus de 2000 candidatures pour 32 postes bilingues (anglais et français) d’agent d’information disponibles. Pour ajouter à la complexité de leur situation, 90% des candidatures provenaient de 8 provinces canadiennes différentes tandis que le 10% restant provenaient de l’extérieur du pays. Normalement, Robyn et son équipe ont recours à une administration de type « papier-crayon » consistant à organiser une multitude de séances d’évaluation à des endroits différents au cours desquelles les personnes candidates doivent se présenter en personne; processus qui s’échelonne habituellement sur plusieurs mois. Pour ce faire, l’équipe de Robyn a besoin de mettre sur pied un mécanisme de convocation des candidats aux sessions d’évaluation, dépêcher un administrateur à chacune des séances, gérer les exceptions et trouver des dates d’administration alternatives pour fins d’accommodation. Par la suite, ils doivent gérer le processus de correction en préparant des dossiers « papier » pour chacun des candidats, en corriger chacune des copies et en effectuer manuellement l’entrée des résultats dans un tableau compilatif.
Découragée par l’ampleur du travail qui attend son équipe et ayant entendu parler de la plateforme de testing en ligne Compmetrica, elle contacte la firme EPSI afin d’en apprendre davantage et tenter afin de trouver une solution à sa situation.
La technologie au service des RH
Après avoir bien compris la situation dans laquelle se trouve Robyn et son équipe, un expert lui propose un virage technologique qui révolutionnera leur approche en matière d’évaluation. Dans un premier temps, un expert de la firme se rend dans les bureaux de Robyn pour lui faire une présentation sur ce qu’est le testing en ligne tout en y étayant ses avantages et ses inconvénients. Cette présentation comprend également une expérience interactive d’un test fictif en ligne pour que Robyn puisse bien en saisir tous les tenants et aboutissants. Une période de questionnement s’en suit au cours de laquelle elle énumère ses préoccupations face à l’utilisation de ce nouveau moyen d’évaluation.
Tableau récapitulatif des préoccupations énoncées
| Préoccupations de Robyn et de son équipe | Réponses de l’expert |
| Les coûts associés à l’utilisation de cette méthode | Pour un processus de près de 2000 candidats, il en coûte approximativement 70% de moins qu’un processus traditionnel |
| Le temps nécessaire requis (de l’initiation du processus jusqu’à sa finalisation) | Suite à la remise des documents finaux, deux (2) semaines sont nécessaires pour intégrer le test sur la plateforme de testing en ligne et la préparation de la convocation des candidats. Les résultats ou réponses des candidats sont envoyés à l’organisation cliente le jour ouvrable suivant la fin de la période prévue d’administration. |
| La validité de l’outil en ligne versus la version papier-crayon | Les études scientifiques démontrent que les résultats sont similaires. |
| La gestion des invitations à compléter l’examen | La firme utilise un système permettant l’envoi par courriel d’invitation personnalisée de masse assurant ainsi le suivi et la confirmation de lecture. |
| Le retard technologique de certains candidats | La plateforme est facile d’utilisation et les consignes sont claires et précises. Un service de support technique est également disponible pour assister les candidats. |
| La possibilité de tricherie | La tricherie est toujours un risque. Or, en mode sécurisé, ce risque, bien que toujours présent, est grandement minimisé. |
| La nécessité de pouvoir administrer le même test en anglais et en français (accessibilité des questions dans les 2 langues officielles) | La plateforme est construite en mode multilingue donc le même examen peut être accessible en anglais ou français. |
| L’identité des candidats | Pour ce qui est de l’administration en ligne sans administrateur, il y a toujours un risque quant à l’identité des candidats. Or, en posant des questions personnelles (e.g., 3 derniers numéros du Numéro d’assurance sociale) et en indiquant clairement dans les consignes que des vérifications seront effectuées, les risques ne sont pas enrayés mais balisés et minimisés. |
Rassurée et convaincue par l’idée d’essayer la plateforme de testing en ligne pour son prochain processus, Robyn souhaite ardemment pouvoir continuer à utiliser son test actuel pour agent d’information qui évalue les critères essentiels recherchés pour ce type de poste. Le test actuel est composé de 150 questions de connaissance à choix multiple. Elle souhaite également développer un second test pour ce concours : un test d’analyse. Elle en informe l’expert et lui mentionne également qu’elle désire que la période octroyée aux candidats pour compléter les deux (2) examens soit de sept (7) jours et que ceux-ci pourront les accéder à partir de l’endroit qui leur convient.
Nouvel outil, nouveau processus, nouvelle stratégie
Après avoir pris connaissance des demandes de Robyn, l’expert lui propose donc de l’assister dans le développement de son second test. Il lui suggère même de l’intégrer à son premier test de sorte que les candidats n’aient qu’une évaluation en ligne à effectuer. Il l’accompagne dans le développement de son nouvel outil tout en s’assurant que les normes de fidélité et validité des associations nord-américaines de psychologie soient respectées. L’expert s’assure également que son test soit intégrable sur la plateforme en s’assurant de la conformité du format. Il mentionne à Robyn que compte tenu de la nature de l’examen (questions de connaissance et d’analyse) et du fait qu’elle souhaite que les candidats puissent accéder à l’examen à l’endroit de leur choix, il serait préférable d’opter pour une administration en ligne en mode sécurisé. Cela permettrait de garder un certain contrôle sur les administrations (temps alloué, temps restant, contrôle des accès, accès interdit et surveillé à d’autres applications Internet, etc.). Ce mode permet également le maintien de la confidentialité de l’examen en question ainsi que sa pérennité. En d’autres mots, ce même examen pourra également être utilisé dans le futur puisque son intégrité aura été préservée.
En route vers l’intégration du test
Suite au développement et à la revue de la version finale du test effectué tant par Robyn et son équipe que par l’expert de la firme, ce dernier s’assure d’avoir en main les dernières versions et ce, dans les deux (2) langues pour lesquelles le test sera administré. De plus, à cette étape, les réponses attendues aux tests seront également fournies afin qu’elles puissent être intégrées à la plateforme pour accélérer et faciliter la correction des tests. À ce même moment, l’expert propose donc une ébauche de rapport de résultats. Tout juste avant de faire parvenir la documentation pour l’intégration, une dernière vérification est effectuée et une approbation finale est donnée par Robyn. L’intégration du test débute maintenant…
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